Wer schon einmal ein IT-Projekt in der KVV begonnen hat, weiß, dass gerade zu Beginn eine Reihe von administrativen Hürden überwunden werden muss. Es beginnt mit dem Formblatt “IT-Maßnahmen/Mitbestimmungs-Antrag”, das noch recht selbsterklärend ist und endet bei einer Vielzahl geforderter Begleitdokumente, die es in sich haben. Im direkten Vergleich dazu wirkt eine Steuererklärung fast wie ein Kinderspiel. Die detaillierten Angaben, die gefordert sind – beispielsweise in welchem Land die Hardware stehen wird, auf der die angestrebte IT-Lösung laufen soll – können Mitarbeitenden, die nicht regelmäßig mit IT-Fragen zu tun haben, nur mit viel Aufwand beantworten.
Vier Fragen ersetzen mehrseitigen Antrag
Deshalb hat der Zentralbereich Digitalisierung und Informationstechnik (KD) einen neuen digitalen Prozess erarbeitet, der das Anlegen eines IT-Projekts deutlich vereinfachen wird.
Im ersten Schritt muss der anfordernde Fachbereich nur noch vier kurze Angaben machen:
- Einen möglichst selbsterklärenden Titel für das Anliegen wählen
- In wenigen Sätzen erklären, was genau das Ziel ist, das mithilfe der Software erreicht werden soll
- Eine Angabe, wer einen Nutzen aus dem Projekt ziehen wird
- Eine Angabe, welche Vorteile sich durch das Projekt konkret ergeben werden
Diese Angaben sind so grundsätzlich, dass sie von Mitarbeitenden ohne IT-Hintergrund in 10 bis 15 Minuten leicht zu beantworten sein sollten.
Projektmanagement-Software löst Antragsformular ab
