Trifft Ware im Lager der NSG ein, ist das für mindestens drei Personen wichtig zu wissen: für den Lagermitarbeiter, den Besteller und den Auftraggeber. Bisher lief die Kommunikation folgendermaßen ab: Eine Lieferung kommt im Lager an – die jeweiligen Mitarbeitenden des Lagers schicken eine Kopie des Lieferscheins an die Person, die die Bestellung ausgelöst hat – diese ruft den betreffenden Aufraggeber bzw. Monteur an und gibt Bescheid, dass das Paket abgeholt werden kann oder holt das Paket selbst ab.
Automatisierte Kommunikation von Wareneingängen über Ticketsystem Jira
Dieser Prozess war denkbar zeitaufwendig und unzuverlässig. Erst recht in Zeiten sehr hoher Lieferaufkommen. Deshalb entwickelte unsere Kollegin Sascha Purkert eine Idee, um den Lieferschein automatisiert an alle Beteiligten zu versenden:
Sie basiert auf der Nutzung des Ticketsystems Jira und einem eigens eingerichteten Workflow für unsere Multifunktionsgeräte (Druck- und Scansystem Ricoh), der es ermöglicht, Lieferscheine automatisch im Ticketsystem zu hinterlegen.
Nun scannen die Kollegen im Zentrallager den Lieferschein nur noch kurz ein – der Lieferschein wird automatisch an das betreffende Ticket angehangen – der Lagermitarbeiter erhält eine Mail mit der Info, wer die Bestellung beauftragt hat – parallel dazu erhält der Besteller eine Mail mit der Info, dass die Lieferung eingetroffen ist (dies ist notwendig zur Wareneingangsbuchung).
Das umständliche Kopieren, Ausgeben und Sammeln von Lieferscheinen fällt dadurch weg, die Lieferung kann entsprechend gekennzeichnet und direkt dem Auftraggeber ausgehändigt werden. Das spart allen Beteiligten erhebliche Zeit und reduziert den Papierverbrauch. Der neue Workflow ist also ein dreifacher Erfolg – in punkto Effizient, auf dem Weg zum papierlosen Büro und zur Klimaneutralität.
Sascha Lea Purkert (TS)
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