Projekt eRechnung

In den kommenden Wochen wird ein weiterer wichtiger Schritt in Richtung Digitalisierung bestritten – der elektronische Versand von Rechnungen aus dem SAP-Modul SD (Sales and Distribution) wird konzernweit ausgerollt.

Bereits seit vergangenem Jahr wird in einem gemeinsam initiierten Projekt der Bereiche KD und KF zusammen mit NA und VAC an der Möglichkeit gearbeitet, elektronische Rechnungen – eRechnungen – aus dem SAP-Modul SD versenden zu können. Zukünftig soll dieser eRechnungsversand auch auf weitere Systeme des KVV-Konzerns ausgeweitet werden. Dazu wird vom Bereich KD eine entsprechende Erweiterung der eingeführten Digitalisierungsplattform Inubit angestrebt.

Gesetzliche Anforderungen und geänderte Bedürfnisse

Gründe für die Erarbeitung eines elektronischen Rechnungsversands sind unter anderem die durch die Digitalisierung veränderten Bedürfnisse unserer Kunden aber auch gesetzliche Regelungen, denen wir als Konzern in Zukunft nachkommen müssen. Demnach ist es seit dem 27. November 2020 verpflichtend, Rechnungen ab einem Rechnungsbetrag von 1.000 Euro, die an öffentliche Auftraggeber ausgestellt werden, elektronisch zu übermitteln. Dabei gilt neben der Forderung nach einer elektronischen Übermittlung auch die Einhaltung eines dafür konzipierten Standardrechnungsformates, der XRechnung.

Standardformate für elektronische Rechnungen

Unter der XRechnung versteht man ein einheitliches Rechnungsformat, welches für den Versand elektronischer Rechnungen an öffentliche Auftraggeber innerhalb Deutschlands konzipiert wurde. Das XRechnungs-Format legt dabei einen fest vorgeschriebenen Aufbau des strukturierten Datenformats XML (Extensible Markup Language) fest, welches eine elektronische Verarbeitung der übermittelten Rechnungen bei öffentlichen Auftraggebern ermöglicht. Das Datenformat übergibt dabei die relevanten Rechnungsinformationen ausschließlich über eine XML-Datei, welche rein für die elektronische Verarbeitung vorgesehen ist und über keine bzw. nur eine schwer menschenlesbare Darstellung verfügt. Neben einer E-Mail-Adresse wird für den Versand einer XRechnung zusätzlich eine Leitweg-ID benötigt. Sie dient als zusätzliches Kennzeichen zur eindeutigen Adressierung von öffentlichen Auftraggebern in Deutschland.  

Zusammenarbeit mit der GISA GmbH

Um zukünftig den gesetzlichen Anforderungen und den Bedürfnissen unserer Kunden gerecht zu werden und hierbei die vorab genannten Standards bedienen zu können, wurde in Zusammenarbeit der Fachbereiche KD und KF die GISA GmbH mit Sitz in Halle an der Saale für die Umsetzung eines passenden eRechnungsprozesses beauftragt.

Seitens der GISA GmbH wurde dafür die sogenannte GISA eRechnungslösung implementiert, welche eRechnungen im Zusammenspiel zwischen dem SAP-Modul SD und der neu von KD eingeführten Digitalisierungsplattform Inubit erzeugt und automatisiert per E-Mail an den Endkunden versendet. Die eRechnungslösung sieht dabei vor, dass alle rechnungsrelevanten Informationen in Form von IDocs (Intermediate Documents) und den dazugehörigen Rechnungsformularen in Form von PDF-Dokumenten aus dem SAP-Modul SD an das Inubit übergeben werden. Im Inubit selbst werden die Rechnungsinformationen über die integrierte eRechnungslösung aufbereitet, sodass sie im Anschluss als XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung versendet werden können. Nach dem Versand der eRechnung per E-Mail wird diese abschließend an das SAP-System übergeben, wo sie entsprechend am dazugehörigen Beleg archiviert wird.

Anpassungen im SAP

Um den eRechnungsversand SAP-seitig zu ermöglichen, wurde neben zahlreichen Einstellungen zum Versand der notwendigen Rechnungsinformationen, zusätzlich eine kundeneigene Tabelle mit eigener Pflegetransaktion eingerichtet. In dieser können bestehende Kunden/Debitoren für den eRechnungsversand qualifiziert und die gewünschten Versandart XR – XRechnung oder ZF – ZUGFeRD eingestellt werden. Auch die für den eRechnungsversand notwendige E-Mail-Adresse sowie die für die XRechnung zusätzlich notwendige Leitweg-ID werden in der kundeneigenen Tabelle hinterlegt. Wird ein Kunde in der Tabelle für eine bestimmte Verkaufsorganisation gepflegt, so erhält er zukünftig alle im SAP-Modul SD erzeugten Rechnungen als eRechnung. Für den eRechnungsversand sind folgende Verkaufsorganisationen/Unternehmen im SAP vorgesehen:

0001 – Städtische Werke AG
0002 – Kasseler Verkehrs-Gesellschaft AG
0003 – Städtische Werke Energie + Wärme GmbH
0005 – Müllheizkraftwerk Kassel GmbH
0009 – Kasseler Verkehrs- und Versorgungs-GmbH
0013 – Kasseler Entsorgungs-GmbH
0031 – Städtische Werke Netz + Service GmbH

Einsatz der Digitalisierungsplattform Inubit

Neben der Rechnungserstellung im SAP-Modul SD setzt die eRechnungslösung auf der neuen Digitalisierungsplattform Inubit aus dem Bereich KD auf. Auf dieser Plattform wurde seitens der GISA GmbH in Zusammenarbeit mit den Kollegen und Kolleginnen aus dem Bereich KD die sogenannte eRechnungslösung installiert, welche mit Hilfe der generierten Daten aus dem SAP eine eRechnung im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format erzeugt und automatisiert an die E-Mail-Adresse des im SAP hinterlegten Kunden versendet. Neben der Erzeugung und dem Versand der eRechnung ermöglicht die Inubit-Plattform dem Prozess außerdem ein umfangreiches Monitoring. In diesem können Fehler in allen sieben implementierten Verarbeitungsschritten der eRechnungslösung identifiziert und individuell geprüft werden. Im Monitoring selbst werden dabei zu jeder verarbeiteten Rechnung Daten zum Verarbeitungsstatus, Datum und Uhrzeit des Versands, Rechnungsformat, Rechnungstyp, Rechnungsnummer, Bearbeiter sowie Sende- und Empfänger-E-Mail-Adresse bereitgestellt.

Aktueller Stand und nächste Schritte

Aktuell befindet sich das Projekt in den letzten Zügen, sodass der Prozess voraussichtlich in den kommenden Wochen für alle Anwender freigeschaltet wird. Die NSG konnte bereits erfolgreich erste produktive eRechnungen im Zuge der Kontraktabrechnung versenden. Um den Prozess final für alle Anwender freigeben zu können, sind jedoch noch weitere letzte Anpassungen notwendig. Sobald diese in den nächsten Wochen abgearbeitet sind, werden alle Anwender separat informiert und mit einer umfangreichen Schulungsunterlage ausgestattet, sodass ein nächster Schritt im Zuge der Digitalisierung bestritten werden kann.